თავი 2: პროექტის ინიცირება
პროექტის დაწყებისას პირველი, რაც უნდა შესრულდეს, უნდა განისაზღვროს პროექტის მიზნები. ეს არის შესაძლებლობა, გადაწყდეს, თუ რა გაკეთდება და როგორი იქნება მოსალოდნელი შედეგი. თქვენ შეიტყობთ უფრო მეტს სამომავლო შედეგის შესახებ, იქნება ეს პროდუქტი, მომსახურება თუ პროცესი.
ინიცირების პროცესი
ლეონი: „ხანდაზმულებისთვის სურსათის მიწოდების მომსახურების დაწყების პროცესში ჩვენ გვაქვს სამი მიზანი:
- განვსაზღვროთ პროექტი: ჩვენ ვქმნით მომსახურებას, რომელსაც ხანდაზმული ადამიანები ადვილად გამოიყენებენ ყოველკვირეულად და ნაკლებად დაიძაბებიან დღის განმავლობაში;
- დაინტერესებული მხარეების იდენტიფიცირება: ჩვენ დაინტერესებულ მხარეებად გამოვყავით სკოლის საბჭო, ხანდაზმულთა სახლი, ადგილობრივი მაღაზია და ჩვენი გუნდის წევრები.
- პროექტის ავტორიზაცია: ჩვენ გვჭირდება სკოლის საბჭოს წევრების თანხმობა, რათა მათი ხელმოწერით წერილი უნდა გავაგზავნოთ ხანდაზმულთა სახლში და მივიღოთ გამოხმაურება მათგან – იმის დასაზუსტებლად, ავტორიზაციისთვის ვდგამთ თუ არა სწორ ნაბიჯებს.“
პროექტის განსაზღვრა:
ძირითადი კითხვები
ლეონი: „პროექტის დაწყებისას, პირველი, რაც უნდა გაკეთდეს, ეს არის პროექტის მიზნების განსაზღვრა. ეს არის შესაძლებლობა გადაწყდეს, თუ რა გაკეთდება და რა იქნება მოსალოდნელი პრექტის „შესრულება“ანუ შედეგი. თქვენ შეიტყობთ უფრო მეტს შესრულების შესახებ, იქნება ეს პროდუქტი, მომსახურება თუ პროცესის შედეგი.
შემდეგი ექვსი ფუნდამენტური შეკითხვა ეხმარება გუნდებს თავიანთი პროექტის საუკეთესოდ განსაზღვრაში:
- რატომ? რატომ ხდება პროექტის ინიცირება? რატომ არის ეს ჩვენი პროექტის დაწყების მიზეზი?
- ვინ? ვისთვის კეთდება ეს სამუშაო? განსაზღვრეთ ადამიანები, რომლებიც მონაწილეობენ პროექტში ან რომლებზეც პროექტის შედეგები ახდენს გავლენას, როგორც დადებით, ისე უარყოფით ჭრილში.
- რა? რის მიწოდებას ვაპირებთ? რა სამუშაოს შესრულება გვჭირდება? რა რესურსი და ფულადი სახსრები გვჭირდება ამ მიწოდების მისაღწევად?
- როდის? როდის ვაწარმოებთ ამ პროდუქტებს? როდის დაამტკიცებს და მიიღებს პროექტის სპონსორი პროექტის საბოლოო პროდუქტს?
- სად? სად იქნება გამოყენებული პროდუქტი? სად განხორციელდება იგი? მაგალითად, თუ სკოლა გეგმავს ყოველწლიურ პიკნიკს ფანდრაიზინგის მიზნით, პასუხი შეიძლება იყოს „ადგილობრივი პარკი“.
- როგორ? როგორ ვაპირებთ პროექტის მიზნისა და ამოცანების მიღწევას? როგორ გაიზომება წარმატება?
აქტივობა 5: პროექტის განსაზღვრა
რა კითხვებს არ გაეცა პასუხი? წაიკითხეთ ზემოთ მოცემული ტექსტი, რომ ნახოთ რა კითხვები დაუსვეს ჯგუფს. შეამოწმეთ ჩამოთვლილთაგან „რატომ?“, „ვინ?“, „რა?“, „როდის?“, „სად?“ ან “როგორ?”, რომელ კითხვაზე აკლია პასუხი.
სალი:
- „ჩვენ ვიწყებთ ამ პროექტს, რადგან გვსურს დავეხმაროთ ჩვენი ქალაქის ხანდაზმულ პირებს სასურსათო პროდუქტებით.
- ჩვენ ვიწყებთ ამ მომსახურებას ხანდაზმული ასაკის ადამიანებისთვის, რადგან ჩვენს ოჯახებში შევამჩნიეთ, რომ მათ ხშირად სჭირდებათ დახმარება. თუ ვერ მივაღწევთ წარმატებას პროექტის ფარგლებში, მშობლები და მოხუცები, – რომლებსაც სურთ ჩვენი სერვისით სარგებლობა, – იმედგაცრუებულნი დარჩებიან;
- ჩვენ სერვისის მიწოდებას ტელეფონის საშუალებით ვაპირებთ. ხანდაზმული ადამიანები მიიღებენ ბლოკნოტებს, სადაც ისინი შეძლებენ მათთვის საჭირო სურსათის სიის შედგენას. ბიუჯეტის სახით გვაქვს 1000 ევროს დაფინანსება და განვახორციელებთ ფანდრაიზინგსაც ანუ სახსრების მოძიებას, თუ ბიუჯეტში ვერ ჩავეტევით.
- ყველა მიღწეული შედეგის შესრულება გამოიწვევს ღონისძების ჩატარებას, ჩვენ გავზრდით ბიუჯეტს საჭიროებების შემთვევაში, ფანდრაიზინგის ღონისძებით.
- ჩვენ ვაპირებთ პროექტის მიზნის მიღწევას ყოველკვირეული შეხვედრების ორგანიზებით 1 იანვრიდან, გავანაწილებთ ვალდებულებებს და დავეხმარებით ერთმანეთს, თუ ვინმე ვერ შეძლებს ან „შეეშინდება“ განახორციელოს ის საქმიანობა, რომელიც მას ევალება;
- ჩვენი წარმატება იზომება გამოხმაურებით, ჩვენი მომსახურების დაწყებამდე და მას შემდეგ. ჩვენ დავაგზავნით კითხვარებს და მოვაგროვებთ ინფორმაციას მომხმარებელთა გამოცდილების შესახებ, რათა განვაგრძოთ ჩვენი მომსახურების გაუმჯობესება.
დაინტერესებული მხარეების იდენტიფიცირება
ემა: “როგორც შესავალში აღვნიშნეთ, დაინტერესებული მხარეები არიან ადამიანები ან ორგანიზაციები, რომლებიც პოზიტურად ან ნეგატიურად დაინტერესებულნი არიან, პროექტით ან მისი შედეგით.
ინიცირების პროცესში, პროექტის განმახორციელებელი გუნდები ხშირად ქმნიან დაინტერესებულ მხარეთა რეესტრს, რომელიც მოიცავს ინფორმაციას პროექტში ჩართულ პირების, ან ისეთ პირების შესახებ, რომლებზეც პროექტი ახდენს ზეგავლენას, პროექტში მათ როლზე (მომხმარებელი, სპონსორი, გუნდის წევრი ან საზოგადოება) და საკონტაქტო მონაცემებს პროექტში ჩართულ პირაბთან დაკავშირებით.“
აქტივობა 6: დაინტერესებული მხარეების განსაზღვრა
მიუსადაგეთ სწორი დაინტერესებული მხარე ხანდაზმულთა სასურსათო მომსახურების გაშვების სწორ როლებს, ქვემოთ მოცემულ ტექსტზე დაყრდნობით.
გაბი: „ჩვენი პროექტისთვის უკვე მოვაგვარეთ რამდენიმე რამ. ჩვენ ვგეგმავთ შეხვედრას ბარბარასთან, რათა გავიგოთ უფრო მეტი, თუ რა არის ნებადართული და რა არ არის დაშვებული/აკრძალული, სკოლის პოზიციის გათვალისწინებით, ჩვენი მომსახურების შესაქმნელად. შემდეგ ჩვენ გავესაუბრებით ხანდაზმულთა სახლში მყოფ ადამიანებს, როდესაც ისინი კირას ჯგუფთან შეიკრიბებიან ყოველთვიურ შეხვედრაზე. ვნახავთ, ყველა თანახმა იქნება თუ არა. ემმა უზრუნველყოფს, რომ ეს მოხდეს დროულად და შეინახავს შეხვედრის ოქმს . სალი დაეხმარება მას ამაში. და ბოლოს, ჩვენ უკვე მივიღეთ გარკვეული ფასდაკლება სურსათზე რუბენისგან. მას აქვს მაღაზია ქალაქში, რომელიც ნაცნობი ადგილია ხანდაზმულთა სახლის ბინადრებისთვის.”
პროექტის წესდება
ლეონი: „რატომ“, „ვინ“, „რა“, „როდის“, „სად“ და „როგორ“, – ეს კითხვები გამოიყენება პროექტის წესდების შესაქმნელად. პროექტის წესდება არის დოკუმენტი, რომელიც „ადასტურებს“ პროექტის დაწყებას და გამოიყენება პროექტის შემდგომი განმარტებისა და დახვეწის მიზნით.
ჩვენ შევიყვანეთ პროექტის მენეჯერი და ჩამოვთვალეთ გუნდის წევრები, ადამიანები, რომლებიც ჩართულნი არიან პროექტში.
პროექტის აღწერაში ჩამოვაყალიბეთ ჩვენი მიზნები. ისინი უნდა იყოს სპეციფიკური, გაზომვადი და დაკვირვებადი. ამ მიზნები არიან პრეოქტის გზამკვლევი „დასაწყისიდან დასასრულამდე “. რაც უფრო მკაფიოდ განვსაზღვრავთ მიზნებს, მით უფრო ადვილი იქნება საქმიანობის სწორი კურსის შენარჩუნება.
პროექტის მიზეზის დასაბუთებით, ჩვენ აღვნიშნავთ ამ პროექტის განხორციელების მიზეზს. ეს პასუხობს კითხვას „რატომ“.
ეტაპი არის სავარაუდო დრო, როდესაც ძირითადი შესასრულებელი სამუშაო დასრულდება.
მიღების კრიტერიუმები დოკუმენტურად ასახავს ინფორმაციას იმაზე, თუ როგორ შეფასდება ჩვენი საბოლოო პროდუქტი მომხმარებლებლისგან და როგორი იქნება მისი ხარისხი. ეს განსაზღვრავს, როგორ გავიგებთ, როდის დასრულდება ჩვენი სამუშაო და რამდენად წარმატებით შევასრულებთ ჩვენს მიზნებს.
დაშვებები ეს არის ფაქტორები პროექტის შესახებ, რომლებიც ჩვენ მიგვაჩნია ჭეშმარიტად მტკიცებულების მიღების გარეშე. დაშვებების იდენტიფიკაცია ეხმარება გუნდს გამოავლინოს ის ასპექტები, რომლებსაც გუნდის ყველა წევრი არ იზიარებს. მაგალითად: ჩვენი პროდუქტი საერთოდ საჭირო არის თუ არა!
შეზღუდვა არის ნებისმიერი ფაქტორი, რომელიც ხელს შეუშლიდა ჩვენი პროექტის მიზნის განხორციელებას. ესენია: შეზღუდვები ბიუჯეტში, დროში, ჩართულ პირთა მზადყოფნაში და სხვ.
რისკი მოიცავს ნებისმიერ მოულოდნელ სიტუაციას, რომელსაც შეიძლება წავაწყდეთ. პროექტის დასაწყისში ჩვენ უნდა ვიფიქროთ პოტენციურ რისკებზე , რათა შევძლოთ მათი სათანადოდ მართვა და შევიმუშავოთ საპასუხო გეგმა. მიუხედავად იმისა, რომ ვერ შევძლებთ ვიწინასწარმეტყველოთ ყველა სიტუაცია, რაც უფრო მომზადებული ვიქნებით, მით უფრო წარმატებული იქნება ჩვენი პროექტი. რისკის მაგალითი შეიძლება იყოს წვიმის წამოსვლა იმ ღონისძიების მიმდინარეობის დროს, რომელიც დაგეგმილია ღია სივრცეში. პასუხი შეიძლება იყოს: „წვიმის წამოსვლის შემთხვევაში ალტერნატიული ადგილის დაგეგმვა.”
პროექტის წესდება
lenMilestone: გროსერიდო
პროექტის მენეჯერი: ემა
გუნდის წევრები: სალი, გაბი და ლეონი
დაინტერესებული მხარეები: კირა ბელტრანი ხანდაზმულთა სახლიდან და ბარბარა ბრასელსი სკოლის საბჭოდან
სპონსორი: რუბენ აგილარი ადგილობრივი მაღაზიიდან
პროექტის აღწერა:
აღწერეთ პროექტი. რა არის თქვენი პროექტის მიზანი?
მივაწოდოთ სურსათი ჩვენს ადგილობრივ ხანდაზმულთა სახლის ბინადრებს, მათთვის კომფორტული გზით.
პროექტის მიზეზი/დასაბუთება:
რატომ ქმნით ამ პროექტს?
პროექტის ძირითადი მიზანია შემუშავდეს მარტივი მომსახურება ციფრული ინსტრუმენტების საჭიროების გარეშე, რომლის გამოყენებაც უფრო ადვილია ხანდაზმული ადამიანებისთვის , რადგან ასე ისინი თავს უფრო კომფორტულად გრძნობენ.
მთავარი ეტაპები:
რა არის პროგრესის მაღალი მაჩვენებლები? რა არის შედეგის შესრულება? როდის უნდა შესრულდეს ის?
სკოლის საბჭოს ნებართვა (აპრილი): პროექტის გეგმის შედგენა , რათა სკოლის საბჭომ იცოდეს, თუ რას ვქმნით და ჩვენ მივიღებთ ან ნებართვას, ან უარს.
მომხმარებლის ტესტირება (მაისი): ხანდაზმულთა სახლიდან ჩვენი მომსახურების შესახებ გამოხმაურების მიღება. ჩვენ ჩავატარებთ გამოკითხვას იმის გასაგებად, თუ რა ვარაუდები შეიძლება გვქონოდა და რა საჭიროებებს შევძლებთ, რომ ვუპასუხოთ.
ღონისძიების დაწყება (18 ივნისი): ჩვენი მომსახურების დაწყება და სასურსათო პროდუქტების შეთავაზება პირველი ხუთი მომხმარებლისთვის. საქმიანობი წამოწყების აღნიშვნა სადღესასწაულო ღონისძიებით.
მიღების კრიტერიუმები:
როგორ შეფასდება საბოლოო პროდუქტი?
- პროექტი დასრულდება დროულად, ბიუჯეტის ფარგლებში და დააკმაყოფილებს სკოლის საბჭოს მოთხოვნებს;
- ყველა დაშვება ტესტირებულია ჩართული პირების მიერ;
- ადგილობრივ მაღაზიასთან წინასწარ განხილული და გაფორმებულია ხელშეკრულება სასურსათო პროდუქტებზე ფასდაკლების მიღებასთან დაკავშირებით;
- ჩვენ დავაგზავნით კვლევის კითხვარს ღონისძიების შემდეგ, რომ მივიღოთ საჭირო გამოხმაურება.
დაშვებები
რას ფიქრობთ ამ პროექტის საჭიროების შესახებ?
- ხანდაზმულთა სახლის ბინადრებს სჭირდებათ დახმარება სასურსათო პროდუქციის შეძენისას;
- ხანდაზმული ადამიანები ყოველთვის კომფორტულად ვერ იყენებენ ციფრულ ინსტრუმენტებს;
- ხანდაზმულებს ხანდახან უჭირთ სურსათის შეძენა;
- ჩვენ შეგვიძლია ვიპოვოთ ბენეფიციარების საკმარისი რაოდენობა ჩვენი მომსახურების დასაწყებად;
- ჩვენ შეგვიძლია მოვიპოვოთ საქმის წამოსაწყებად საკმარისი დაინტერესება.
შეზღუდვები:
რა ფაქტორები ზღუდავს პროექტის განხორციელებას?
- ჩვენ ახალი გუნდი ვართ და გვჭირდება ერთმანეთის გაცნობა;
- ჩვენ გვაქვს შეზღუდვები სკოლის საბჭოსგან იმასთან დაკავშირებით, თუ რა არ არის დასაშვები პროექტში;
- ჩვენ გვაქვს შეზღუდული ბიუჯეტი;
- ჩვენ გვაქვს 6 თვე პროექტის დაწყებამდე.
რისკები:
რამ შეიძლება გამოიწვიოს პრობლემები პროექტის განმავლობაში?
- თანამშრომლობამ ჩვენს სპონსორთან – ადგილობრივი მაღაზია – შეიძლება წინ ვერ წავიდეს;
- ჩვენ შეიძლება გვქონდეს ხანგრძლივი უთანხმოება გუნდში;
- ჩვენ ძალიან დაკავებული ვართ სხვა სასკოლო დავალებებით;
- შესაძლოა, ხანდაზმულთა სახლი არ დაინტერესდეს ჩვენი პროექტით;
- ჩვენ ვერ მოვიპოვოთ საქმის წამოსაწყებათ საკმარისი დაინტერესება, რათა ადაიმიანები მოვიდნენ საქმიანობის წამოწყების ღონისძიებაზე.
გადადით შემდეგ გვერდზე
თავი 3: პროექტის დაგეგმვა
საკვანძო ტერმინოლოგია
დააკლიკეთ სიტყვებზე, რათა გაადიდოთ ფანჯარა და გაიგოთ მათი მნიშვნელობა:
მიღების კრიტერიუმი:
პირობების ერთობლიობა, რომელის შესრულება უნდა მოხდეს შედეგის მისაღებად.
აქტივობა:
სამუშაოს მკაფიო, დაგეგმილი ნაწილი, რომელიც სრულდება პროექტის განმავლობაში.
დაშვება:
დაგეგმვის პროცესის ფაქტორი, რომელიც ითვლება ჭეშმარიტად, რეალურად ან გარკვეულად, მტკიცების ან დემონსტრირების გარეშე.
დახურვის პროცესი:
პროცეს(ებ)ი, რომელიც ხორციელდება პროექტის, ფაზის ან კონტრაქტის ფორმალურად დასრულების ან დახურვის მიზნით.
კომუნიკაციის მენეჯმენტი:
პროექტის, პროგრამის ან პორტფოლიოს მენეჯმენტის გეგმის კომპონენტი, რომელიც აღწერს როგორ, როდის და ვის მიერ განხორციელდება და გავრცელდება ინფორმაცია პროექტის შესახებ.
შეზღუდვა:
შემზღუდველი ფაქტორი, რომელიც გავლენას ახდენს პროექტის, პროგრამის, პორტფოლიოს ან პროცესის შესრულებაზე.
შესრულება:
ნებისმიერი უნიკალური და გადამოწმებადი პროდუქტი, შედეგი ან შესაძლებლობა შეასრულოს მომსახურება, რომელიც საჭიროა განხორციელებული იყოს პროცესის, ფაზის ან პროექტის დასასრულებლად. შესაძლბელია ასევე გამოვიყენოთ ტერმინი „შესრულების შედეგი“.
აღსრულების პროცესი:
ანუ განხორციელების პროცესი, ეს არის პროექტის გეგმის მუშა პროცესი. ეს ეტაპი მოიცავს დაგეგმვის პროცესში დადგენილი აქტივობების შესრულებას.
ინიცირების პროცესი:
ის პროცესები, რომლებიც ხორციელდება ახალი პროექტის ან არსებული პროექტის ახალი ფაზის განსაზღვრის მიზნით, პროექტის ან ფაზის დაწყების ნებართვის მოპოვებით.
ნასწავლი გაკვეთილები:
პროექტის განმავლობაში მიღებული ცოდნა, რომელიც აჩვენებს თუ როგორ განიხილებოდა პროექტის მოვლენები ან უნდა განიხილებოდეს მომავალში მომავალი მუშაობის გაუმჯობესების მიზნით.
ეტაპი:
მნიშვნელოვანი წერტილი ან მოვლენა პროექტში, პროგრამაში ან პორტფოლიოში.
ეტაპების დაგეგმვა:
განრიგის ტიპი, რომელიც წარმოადგენს საქამიანობების ეტაპებს დაგეგმილი თარიღების მიხედვით.
მონიტორინგისა და კონტროლის პროცესი:
ხორციელდება მთელი პროექტის განმავლობაში. მონიტორინგი და კონტროლი გულისხმობს იმის უზრუნველყოფას, რომ პროექტის გეგმაში ყველა აქტივობა შესრულდეს დროულად და ბიუჯეტის ფარგლებში, ასევე, მოხდეს ნებისმიერი ცვლილების განხილვა, რომელიც აუცილებელია პროექტის მიზნების წარმატებით მისაღწევად.
დაგეგმვის პროცესი:
ეს არის პროცესი, როცა პროექტის მენეჯერი და გუნდის წევრები განსაზღვრავენ აქტივობებს, რომლებიც საჭიროა საბოლოო პროდუქტის, მომსახურების ან შედეგის შესასრულებლად. ამ დროს დგინდება რა პერსონალი და რესურსია საჭირო, ადგენს პროექტის ვადებს და საჭირო ბიუჯეტს.
პროექტი:
დროებითი მცდელობა უნიკალური პროდუქტის, სერვისის ან შედეგის შესაქმნელად.
პროექტის წესდება:
პროექტის ინიციატორის ან სპონსორის მიერ მომზადებული დოკუმენტი, რომელიც ოფიციალურად ადასტურებს პროექტის არსებობას და აძლევს მენეჯერს უფლებამოსილებას, რომ გამოიყენოს ორგანიზაციული რესურსები პროექტის საქმიანობაში.
პროექტის მენეჯმენტი:
საქმიანობის პროცესი, როცა ხდება ცოდნის, ინსტრუმენტებისა და ადმინისტრირების ინსტრუმენტების გამოყენება, საპროექტო საქმიანობაში პროექტის შესასრულებლად.
პროექტის მენეჯერი:
შემსრულებელი ორგანიზაციის მიერ დანიშნული პირი, რომელიც ხელმძღვანელობს გუნდს, რომელიც პასუხისმგებელია პროექტის მიზნების მიღწევაზე.
პროექტის განრიგი:
პროექტის გეგმა-განრიგის მოდელის შემუშევბა, რომელიც წარმოადგენს დაკავშირებულ აქტივობებს დაგეგმილი თარიღებით, ხანგრძლივობით, ეტაპებით და რესურსებით.
პროექტის გუნდი:
პირთა ერთობლიობა, რომლებიც ჩართულები არიან პროექტის მენეჯერთან ერთად პროექტის სამუშოების შესრულებაში მისი მიზნების მისაღწევად.
მოცულობა:
სამუშაოს ზომა, რომელიც შესრულებულია პროდუქტის, მომსახურების ან შედეგის მისაღებად, განსაზღვრული მახასიათებლებით და ფუნქციებით.
მცოცავი მოცულობა:
პროდუქტის ან პროექტის ფარგლების უკონტროლო გაფართოება დროის, დანახარეჯების და რესურსების მოდიფიცირებისა და კონტროლის გარეშე.
სპონსორი:
პირი ან ჯგუფი, რომელიც უზრუნველყოფს რესურსებს და მხარდაჭერას პროექტის, პროგრამის ან პორტფოლიოსთვის და პასუხისმგებელია წარმატების მიღწევაზე.
დაინტერესებული მხარე:
ინდივიდი, ჯგუფი ან ორგანიზაცია, რომელმაც შეიძლება გავლენა მოახდინოს, ან აღიქვას, რომ მასზე გავლენას ახდენს პროექტის ფარგლებში მიღებული გადაწყვეტილება, საქმიანობა ან შედეგი.
დაინტერესებული მხარეების რეესტრი
პროექტის დოკუმენტი, რომელიც მოიცავს პროექტის დაინტერესებული მხარეების შესახებ ინფორმაციას, მათ შეფასებას და კლასიფიკაციას.
რესურსი:
გუნდის წევრი ან ნებისმიერი რამ, რაც საჭიროა პროექტის დასასრულებლად.
რისკი:
გაურკვეველი მოვლენა ან მდგომარეობა, რომელიც, თუ მოხდება, დადებით ან უარყოფით გავლენას ახდენს პროექტის ერთ ან მეტ მიზანზე.
სამუშაოს დაყოფის სტრუქტურა (WBS):
პროექტის გუნდის მიერ განსახორციელებელი სამუშაოს მთლიანი სტრუქტურის იერარქიული გადანაწილება, პროექტის მიზნების მისაღწევად და აუცილებელი პროდუქტების შესაქმნელად.