თავი 3: პროექტის დაგეგმვა
ზუსტი დაგეგმვის გარეშე, პროექტის მენეჯერს და მთლიანად გუნდს შეიძლება გაუჭირდეს პროექტის წარმატებით განხორციელება.
დაგეგმვის პროცესი მოიცავს შემდეგ ქმედებებს:
- სამუშაო დაჰყავით აქტივობებად;
- დაადგინეთ საქმიანობის პრიორიტეტულობა და მათი თანმიმდევრობა;
- შეაფასეთ საჭირო დრო თითოეულ აქტივობაზე;
- შეარჩიეთ და გაანაწილეთ როლები და პასუხისმგებლობები.
დაგეგმვა, თუ როდის და როგორ განახორციელოთ პროექტის მონიტორინგი და კონტროლი
ემა: „დაგეგმვის პროცესის თითოეული ნაწილი ემყარება წინა საფეხურს. თქვენ შეიძლება შენიშნოთ, რომ გზადაგზა უნდა გადახედოთ და გაიხსენოთ თქვენი პროექტის ნაწილები. განხილვისა და გადახედვის ეს პროცესი არის პროექტის მონიტორინგისა და კონტროლის ნაწილი. მონიტორინგი და კონტროლი უფრო გაადვილდება გუნდის მიმდინარე, პერიოდულ შემოწმებებთან ერთად. მაგალითად: ვიკრიბებით ყოველ ორშაბათს, დილით, რათა შევამოწმოთ ჩვენი მიმდინარე აქტივობები.”
პროექტის განრიგის შექმნა
გაბი: „უნდა შეიქმნას პროექტის გეგმა-განრიგი, რომელის საფძუველზეც დადგინდება განხორციელების ეტაპები, მათი დასრულების და დაწყების თარიღები. იმისთვის, რომ დავიცვათ განრიგი პროექტის დრულად დასაწყებად.
გეგმა-განრიგის შესაქმნელად ჩვენ ვახორციელებთ შემდეგ ნაბიჯებს.
- ეტაპების დადგენა: ეტაპები არის პროექტის ვადების კრიტიკული წერტილები, რომელთა მონიტორინგიც შესაძლებელია იმის დასადგენად, ხორციელდება თუ არა ეს პროექტი განრიგის შესაბამისად. ისინი აჩვენებენ პროექტის ძირითადი ნაწილების დასრულებას.
- აქტივობების განსაზღვრა: რა აქტივობებია საჭირო თითოეული ეტაპის მისაღწევად?
- აქტივობების ჩამოთვლა: აქტივობები არის თითოეული საქმიანობის „შესასრულებელი“ მოქმედებების სია.
ჩვენ ვყოფთ პროექტის ეტაპებს და აქტივობებს „სამუშაოების გაყოფის სტრუქტურის“ (WBS) საშუალებით. ამის შესახებ ინფორმაციას მოგვანებით გაეცნობით.
- თანმიმდევრობის დადგენა: როდის შესრულდება თითოეული ეტაპი, აქტივობა და ამოცანა?
თანმიმდევრობის დასადგენად, ჩვენ უნდა შევაფასოთ, თუ რომელი აქტივობა არის დამოკიდებული და რომელი – დამოუკიდებელი.
– დამოკიდებული ამოცანა ნიშნავს იმას, რომ სხვა საქმიანობა ან ამოცანა უნდა შესრულდეს მანამ, სანამ დამოკიდებული ამოცანა დაიწყება. მაგალითი: თუ ვაპირებ სასურსათო პროდუქციის მიტანას, ჯერ უნდა შევიძინო სასურსათო პროდუქტი. ასე რომ, სასურსათო პროდუქციის მიწოდება დამოკიდებულია სასურსათო პროდუქციის შესყიდვაზე.
– დამოუკიდებელი ამოცანა ნიშნავს, რომ საქმიანობა ან ამოცანა შეიძლება შესრულდეს ნებისმიერ დროს და არ არის დაკავშირებული სხვა დავალების შესრულებასზე.
- დროის დადგენა: რამდენი დრო დასჭირდება თითოეული ამოცანის დასრულებას? ამას საუკეთესოდ მიგახვედრებთ ადრე მიღებული გამოცდილება, შესასრულებელი სამუშაოს მოცულობის გათვალისწინებით.
თითოეული აქტივობის შესრულებისთვის საჭირო დროის ინტევალის შეუფასებლობა ჩვეული შეცდომაა. სამუშაო გრაფიკში დროის დამატებითი ლიმიტი დაგეხმარებათ იმის უზრუნველყოფაში, რომ გქონდეთ საჭირო დრო თქვენი პროექტის დროულად დასრულებისთვის.
- განრიგის შედგენა: ყველა ზემოთ ჩამოთვლილი ინფორმაციის გათვალისწინებით, ახლა უკვე შესაძლებელია განრიგის შედგენა.
აქტივობა 7: სამუშაოს დაყოფის სტრუქტურა
ქვემოთ მოყვანილი ტექსტის დახმარებით შეავსეთ დაფა:
პროექტის მენეჯმენტი შეიძლება დაიყოს ხუთ თანმიმდევრულ პროცესად:
- ინიცირების პროცესი – არის პროექტის საწყისი ეტაპი, რომლის განმავლობაში ხდება პროექტით დაინტერესებული მხარეების იდენტიფიცირება და პროექტის მენეჯერის შერჩევა. განსაზღვრულია პროექტის მიზნები და ამოცანები, აგრეთვე მიღებულია ავტორიზაცია პროექტის გაგრძელებასთან დაკავშირებით.
- დაგეგმვის პროცესში იქმნება პროექტის გეგმა. პროექტის მენეჯერი და გუნდის წევრები განსაზღვრავენ აქტივობებს, რომლებიც საჭიროა საბოლოო პროდუქტის შესაქმნელად, მომსახურების გასაწევად ან შედეგის მისაღებად. ისინი, ასევე, განსაზღვრავენ, რა რაოდენობის პერსონალი და რესურსია ამისთვის საჭირო, ადგენენ პროექტის ვადას და საჭირო/ხელმისაწვდომ ბიუჯეტს. დაგეგმვის პროცესი ძალიან მნიშვნელოვანია პროექტის საერთო წარმატებისთვის. ზუსტი დაგეგმვის გარეშე პროექტის მენეჯერს და პროექტის განმახორციელებელ გუნდს შეიძლება გაუჭირდეს წარმატების მიღწევა.
- განხორციელება/აღსრულება არის პროექტის გეგმის მიხედვით მუშაობის პროცესი. განხორციელების ეტაპი მოიცავს დაგეგმვის პროცესში განსაზღვრული აქტივობების შესრულებას.
- მონიტორინგი და კონტროლი ხორციელდება პროექტის განხორციელების მთელი პერიოდის განმავლობაში. მონიტორინგი და კონტროლი გულისხმობს პროექტის გეგმაში არსებული ყველა აქტივობის დროულად დასრულების უზრუნველყოფას დამტკიცებული ბიუჯეტის ფარგლებში, ასევე, ნებისმიერი ცვლილების საჭიროების განხილვას, რომელიც აუცილებელია პროექტის მიზნების წარმატებით მიღწევისთვის.
დასრულების პროცესში პროექტის მიზნები განხორციელებულია. ადმინისტრაციული ხასიათის სამუშაო უკვე დასრულებულია და მიღებული გამოცდილება შეიძლება იქნას გამოყენებული მომავალი პროექტების უკეთ განხორციელების მიზნით. პროექტის დასრულების ეტაპზე უნდა გამოიყოს დრო გუნდის მიერ მიღწეული წარმატებების აღსანიშნავად.
როლებისა და პასუხისმგებლობების გადანაწილება
სალი: „ჩვენთვის მნიშვნელოვანია, კარგად გვესმოდეს და სწორად აღვიქვამდეთ გუნდის თითოეული წევრის ძლიერ მხარეებს, უნარ–ჩვევებს და შესაძლებლობებს, რათა ვუზრუნველვყოთ მათ მიერ პასუხისმგებლობის სწორად აღება, რაც შეესაბამება მათ პიროვნებებსა და უნარებს.
პასუხისმგებლობის გადანაწილების სტრუქტურა (RAM) შეიძლება გამოყენებული იქნას გუნდის წევრებისთვის სათანადო აქტივობების გადასანაწილებლად. ასევე კარგი პრაქტიკაა, რომ დაინიშნოს სარეზერვო პირი იმ შემთხვევაში, თუკი ძირითადი პასუხისმგებელი პირი იქნება მიუწვდომელი.
კომუნიკაციის დაგეგმვა: რა, როდის, როგორ?
ემა: „ჩვენი გუნდის წევრებს და დაინტერესებულ მხარეებს (როგორიცაა სკოლის საბჭო, ადგილობრივი მაღაზია და ხანდაზმულთა სახლი) სჭირდებათ ინფორმაცია იმის შესახებ, თუ როგორ ვითარდება პროექტი და რა შეიძლება შეიცვალოს მისი მიმდინარეობის პროცესში დაგეგმილი სამუშაოების შესრულების მიზნით.
კომუნიკაციის დაგეგმვა მოიცავს იმის მკაფიოდ დადგენას, თუ ვის ვისთან და რამდენად ხშირად სჭირდება ინფორმაციის მიწოდება, ასევე, თუ რა ინფორმაცია იქნება რელევანტური და სასარგებლო თითოეული დაინტერესებული მხარისთვის.
იხილეთ მიმოხილვა აქ:“
აქტივობა 8: რისკის დაგეგმვა
სალი: „მნიშვნელოვანია გამოვყოთ შესაძლო რისკები, რომლებმაც შეიძლება გავლენა იქონიოს იმაზე, იქნება თუ არა პროექტის შედეგი წარმატებული, მაგალითად, თუ ჩვენს მიერ მოთავაზებული მომსახურება ამართლებს, რამდენად შსაძლებელი იქნება მისი გამოყენება სხვა ქალაქებშიც!
პოტენციური რისკების იდენტიფიცირება შესაძლებლობას იძლევა, რომ წინასწარ დაგეგმოთ შედეგი, ივარაუდოთ დადებითი და უარყოფითი ფაქტორების გავლენა, რაც ხელს შეუწყობს პროექტზე უარყოფითი ზემოქმედების თავიდან აცილებას ან მის მინიმუმამდე შემცირებას.
რისკებმა შეიძლება გავლენა იქონიოს პროექტის ერთ ან მეტ ფაქტორზე, მათ შორის ისეთებზე, როგორიცაა:
- რესურსები: ადამიანების, აღჭურვილობის, დაფინანსების ან სხვა რესურსების მოძიების შესაძლებლობა პროექტის შესრულების მიზნით;
- დრო: მოესწრება თუ არა მთლიანი პროექტის ფარგლებში შესასრულებელი აქტივობა დროულად, განრიგის მიხედვით?
- მოცულობა: ყველა საქმის დასრულება და მომსახურების მიწოდება სრული მოცულობით, რომლებიც აქტივობების თავდაპირველ ჩამონათვალში იყო დასახელებული;
- ხარისხი: რამდენად კარგად აკმაყოფილებს თითოეული შესრულების შედეგი დასახულ მიზნებს, მისაღები კრიტერიუმების შესაბამისად.
შეავსეთ ცხრილში რისკის დონე, გადაიტანეთ შესაბამსი სიტყვის პირველი ასო სწორ სვეტში:”
გადადით შემდეგ თავზე
თავი 4: განხორციელება, მონიტორინგი და კონტროლი
საკვანძო ტერმინოლოგია
დააკლიკეთ სიტყვებზე, რათა გაადიდოთ ფანჯარა და გაიგოთ მათი მნიშვნელობა:
მიღების კრიტერიუმი:
პირობების ერთობლიობა, რომელის შესრულება უნდა მოხდეს შედეგის მისაღებად.
აქტივობა:
სამუშაოს მკაფიო, დაგეგმილი ნაწილი, რომელიც სრულდება პროექტის განმავლობაში.
დაშვება:
დაგეგმვის პროცესის ფაქტორი, რომელიც ითვლება ჭეშმარიტად, რეალურად ან გარკვეულად, მტკიცების ან დემონსტრირების გარეშე.
დახურვის პროცესი:
პროცეს(ებ)ი, რომელიც ხორციელდება პროექტის, ფაზის ან კონტრაქტის ფორმალურად დასრულების ან დახურვის მიზნით.
კომუნიკაციის მენეჯმენტი:
პროექტის, პროგრამის ან პორტფოლიოს მენეჯმენტის გეგმის კომპონენტი, რომელიც აღწერს როგორ, როდის და ვის მიერ განხორციელდება და გავრცელდება ინფორმაცია პროექტის შესახებ.
შეზღუდვა:
შემზღუდველი ფაქტორი, რომელიც გავლენას ახდენს პროექტის, პროგრამის, პორტფოლიოს ან პროცესის შესრულებაზე.
შესრულება:
ნებისმიერი უნიკალური და გადამოწმებადი პროდუქტი, შედეგი ან შესაძლებლობა შეასრულოს მომსახურება, რომელიც საჭიროა განხორციელებული იყოს პროცესის, ფაზის ან პროექტის დასასრულებლად. შესაძლბელია ასევე გამოვიყენოთ ტერმინი „შესრულების შედეგი“.
აღსრულების პროცესი:
ანუ განხორციელების პროცესი, ეს არის პროექტის გეგმის მუშა პროცესი. ეს ეტაპი მოიცავს დაგეგმვის პროცესში დადგენილი აქტივობების შესრულებას.
ინიცირების პროცესი:
ის პროცესები, რომლებიც ხორციელდება ახალი პროექტის ან არსებული პროექტის ახალი ფაზის განსაზღვრის მიზნით, პროექტის ან ფაზის დაწყების ნებართვის მოპოვებით.
ნასწავლი გაკვეთილები:
პროექტის განმავლობაში მიღებული ცოდნა, რომელიც აჩვენებს თუ როგორ განიხილებოდა პროექტის მოვლენები ან უნდა განიხილებოდეს მომავალში მომავალი მუშაობის გაუმჯობესების მიზნით.
ეტაპი:
მნიშვნელოვანი წერტილი ან მოვლენა პროექტში, პროგრამაში ან პორტფოლიოში.
ეტაპების დაგეგმვა:
განრიგის ტიპი, რომელიც წარმოადგენს საქამიანობების ეტაპებს დაგეგმილი თარიღების მიხედვით.
მონიტორინგისა და კონტროლის პროცესი:
ხორციელდება მთელი პროექტის განმავლობაში. მონიტორინგი და კონტროლი გულისხმობს იმის უზრუნველყოფას, რომ პროექტის გეგმაში ყველა აქტივობა შესრულდეს დროულად და ბიუჯეტის ფარგლებში, ასევე, მოხდეს ნებისმიერი ცვლილების განხილვა, რომელიც აუცილებელია პროექტის მიზნების წარმატებით მისაღწევად.
დაგეგმვის პროცესი:
ეს არის პროცესი, როცა პროექტის მენეჯერი და გუნდის წევრები განსაზღვრავენ აქტივობებს, რომლებიც საჭიროა საბოლოო პროდუქტის, მომსახურების ან შედეგის შესასრულებლად. ამ დროს დგინდება რა პერსონალი და რესურსია საჭირო, ადგენს პროექტის ვადებს და საჭირო ბიუჯეტს.
პროექტი:
დროებითი მცდელობა უნიკალური პროდუქტის, სერვისის ან შედეგის შესაქმნელად.
პროექტის წესდება:
პროექტის ინიციატორის ან სპონსორის მიერ მომზადებული დოკუმენტი, რომელიც ოფიციალურად ადასტურებს პროექტის არსებობას და აძლევს მენეჯერს უფლებამოსილებას, რომ გამოიყენოს ორგანიზაციული რესურსები პროექტის საქმიანობაში.
პროექტის მენეჯმენტი:
საქმიანობის პროცესი, როცა ხდება ცოდნის, ინსტრუმენტებისა და ადმინისტრირების ინსტრუმენტების გამოყენება, საპროექტო საქმიანობაში პროექტის შესასრულებლად.
პროექტის მენეჯერი:
შემსრულებელი ორგანიზაციის მიერ დანიშნული პირი, რომელიც ხელმძღვანელობს გუნდს, რომელიც პასუხისმგებელია პროექტის მიზნების მიღწევაზე.
პროექტის განრიგი:
პროექტის გეგმა-განრიგის მოდელის შემუშევბა, რომელიც წარმოადგენს დაკავშირებულ აქტივობებს დაგეგმილი თარიღებით, ხანგრძლივობით, ეტაპებით და რესურსებით.
პროექტის გუნდი:
პირთა ერთობლიობა, რომლებიც ჩართულები არიან პროექტის მენეჯერთან ერთად პროექტის სამუშოების შესრულებაში მისი მიზნების მისაღწევად.
მოცულობა:
სამუშაოს ზომა, რომელიც შესრულებულია პროდუქტის, მომსახურების ან შედეგის მისაღებად, განსაზღვრული მახასიათებლებით და ფუნქციებით.
მცოცავი მოცულობა:
პროდუქტის ან პროექტის ფარგლების უკონტროლო გაფართოება დროის, დანახარეჯების და რესურსების მოდიფიცირებისა და კონტროლის გარეშე.
სპონსორი:
პირი ან ჯგუფი, რომელიც უზრუნველყოფს რესურსებს და მხარდაჭერას პროექტის, პროგრამის ან პორტფოლიოსთვის და პასუხისმგებელია წარმატების მიღწევაზე.
დაინტერესებული მხარე:
ინდივიდი, ჯგუფი ან ორგანიზაცია, რომელმაც შეიძლება გავლენა მოახდინოს, ან აღიქვას, რომ მასზე გავლენას ახდენს პროექტის ფარგლებში მიღებული გადაწყვეტილება, საქმიანობა ან შედეგი.
დაინტერესებული მხარეების რეესტრი
პროექტის დოკუმენტი, რომელიც მოიცავს პროექტის დაინტერესებული მხარეების შესახებ ინფორმაციას, მათ შეფასებას და კლასიფიკაციას.
რესურსი:
გუნდის წევრი ან ნებისმიერი რამ, რაც საჭიროა პროექტის დასასრულებლად.
რისკი:
გაურკვეველი მოვლენა ან მდგომარეობა, რომელიც, თუ მოხდება, დადებით ან უარყოფით გავლენას ახდენს პროექტის ერთ ან მეტ მიზანზე.
სამუშაოს დაყოფის სტრუქტურა (WBS):
პროექტის გუნდის მიერ განსახორციელებელი სამუშაოს მთლიანი სტრუქტურის იერარქიული გადანაწილება, პროექტის მიზნების მისაღწევად და აუცილებელი პროდუქტების შესაქმნელად.