თავი 5: პროექტის დახურვა
პროექტის დასრულება შედეგის მიღწევაა. ეს არის დიდი მუშაობის შედეგი. როგორც ჯგუფმა, თქვენ და გუნდის წევრებმა ერთობლივად შეიმუშავეთ იდეა, დაგეგმეთ ის, შეასრულეთ, განახორციელეთ მონიტორინგი/კონტროლი ახლა კი მიაღწიეთ პროექტის დასრულების ეტაპს.
“ჩვენ ეს შევძელით!”
სალი, ემა, გაბი, ლეონი: „ჩვენ ეს შევძელით, ღონისძიება საოცარი იყო!
ერთდღიანი დასვენების შემდეგ ჩვენ მზად ვართ, რომ დავხუროთ პროექტის ეს ნაწილი. პროექტის დახურვა არის მისი დასრულების პროცესი. პროექტის დასრულება მიღწევაა. ეს არის დიდი მუშაობის შედეგი.”
დახურვის პროცესი
ემა: “ჩვენ, როგორც ჯგუფმა, ერთობლივად შეიმუშავეთ იდეა, დაგეგმეთ მისი განხორციელების ეტაპები, შეასრულეთ გეგმა, განახორციელეთ მონიტორინგი/კონტროლი და ახლა მიაღწიეთ პროექტის დახურვის ეტაპს . დახურვის პროცესში თქვენ გვაქვთ შესაძლებლობა, რომ დაფიქრდეთ პროექტის შედეგების ხარისხზე, რა ისწავლეთ პროექტის მართვის შესახებ და რამდენად კარგად მუშაობდით თქვენ და თქვენი გუნდი ერთად.
პროექტის დახურვის პროცესში ჯერ კიდევ დარჩენილია სამუშაოს ნაწილი, რომლიც უნდა შესრულდეს. ასე მაგალითად:
- ზოგიერთი პროექტისათვის იქმნება დასკვნითი პრეზენტაცია, რათა საბოლოო ანგარიში წარედგინოს დაინტერესებულ მხარეებს (სკოლის საბჭო, ხანდაზმულთა სახლი, სპონსორები და ა.შ.);
- ჩვენ ვაგროვებთ და ვინახავთ პროექტთან დაკავშირებულ ცნობებსა და დოკუმენტებს (როგორიცაა პროექტის გეგმა, შესრულების განრიგი და ა.შ.) პროექტის პორტფოლიოში, კარგია ამას თუ მოვახდენთ ელექტრონულად ნოუთბუქის ან კომპიუტერის სპეციალურ ფოლდერში, ასევე ბეჭდური სახით საქაღალდეში. ეს დოკუმენტები მომავალი პროექტებისთვის შეიძლება იქნას გამოყენებული, როგორც საცნობარო მასალა, მაგალითად, უახლოეს თვეებში ჩვენს მიერ სასურსათო საქონლის მიწოდების მომსახურების ახალი, განმეორებითი ეტაპისთვის ან სხვა ღონისძიებისთვის, რომლის გამართვაც ჩვენ გვსურს;
- გუნდის წევრებმა უნდა მოაწერონ ხელი პროექტს, რათა დადასტურდეს, რომ პროექტი დასრულებულია;
- ჩვენ გუნდის წევრებთან ერთად ვქმნით მიღებული გამცდილების ანალიზის დოკუმენტს და ვსვამთ კითხვებს, თუ რა ჩატარდა კარგად, რისი გაკეთება შეიძლებოდა უფრო უკეთ და დამატებით კიდევ რა უნდა გაკეთებულიყო;
- ჩვენ ვასრულებთ თვითშეფასებას და თანატოლების შეფასებას. პირისპირ ვსაუბრობთ ჩვენი გუნდის თითოეულ წევრთან და განვიხილავთ:
- პატივისცემით ვეპყრობოდით თუ არა ერთმანეთს;
- ვიზიარებდით თუ არა პასუხისმგებლობას;
- კომუნიკაციას თუ ვამყარებდით ნათლად და ეფექტურად;
- თუ ვმუშაობდით ორგანიზებულად;
- გონივრულად ვმართავდით თუ არა დროს;
- და, რა თქმა უნდა, საბოლოოდ, ჩვენ აღვნიშნავთ იმ წარმატებას, რომელსა ჩვენმა გუნდმა მიაღწია! შედეგის მიუხედავად, ჩვენ მას დავუთმეთ დრო და ძალისხმევა, ბევრი რამ ვისწავლეთ ამ გზაზე და ჯილდოც უნდა მივიღოთ გაწეული ძალისხმევისთვის.”
თვითშეფასება და გუნდის წევრების შეფასება
ლეონი: „იმისათვის, რომ გუნდის თითოეული წევრი გაიზარდოს, – რაც მიიღწევა პროექტის განხორციელების პროცესში მონაწილებით, ჩვენ ვახორციელებთ თვითშეფასებასა და თანატოლთა შეფასებას. ამას ვაკეთებთ გუნდის თითოეული წევრისთვის ბარათის შექმნით, რომელიც ასე გამოიყურება:
თვითშეფასების და გუნდის წევრების შეფასების მაგალითი:
აქტივობა 11: იპოვე სიტყვები
სალი: “დაგვეხმარეთ აღვნიშვნაში და იპოვეთ საკვანძო ტერმინები თითოეულ თავში, რომლებიც გვიჩვენებს, რომ თქვენ მზად ხართ პროექტის მართვისთვის “მთვარეზე”!
სიტყვები მოთავსებულია ჰორიზონტალურად და ვერტიკალურად. გადაიტანეთ კურსორი ნაპოვნ სიტყვაზე მის ასარჩევად.”
გადადით უკან მიმოხილვაზე
გილოცავთ, თქვენ დაასრულეთ ელექტრონული სწავლება!
საკვანძო ტერმინოლოგია
დააკლიკეთ სიტყვებზე, რათა გაადიდოთ ფანჯარა და გაიგოთ მათი მნიშვნელობა:
მიღების კრიტერიუმი:
პირობების ერთობლიობა, რომელის შესრულება უნდა მოხდეს შედეგის მისაღებად.
აქტივობა:
სამუშაოს მკაფიო, დაგეგმილი ნაწილი, რომელიც სრულდება პროექტის განმავლობაში.
დაშვება:
დაგეგმვის პროცესის ფაქტორი, რომელიც ითვლება ჭეშმარიტად, რეალურად ან გარკვეულად, მტკიცების ან დემონსტრირების გარეშე.
დახურვის პროცესი:
პროცეს(ებ)ი, რომელიც ხორციელდება პროექტის, ფაზის ან კონტრაქტის ფორმალურად დასრულების ან დახურვის მიზნით.
კომუნიკაციის მენეჯმენტი:
პროექტის, პროგრამის ან პორტფოლიოს მენეჯმენტის გეგმის კომპონენტი, რომელიც აღწერს როგორ, როდის და ვის მიერ განხორციელდება და გავრცელდება ინფორმაცია პროექტის შესახებ.
შეზღუდვა:
შემზღუდველი ფაქტორი, რომელიც გავლენას ახდენს პროექტის, პროგრამის, პორტფოლიოს ან პროცესის შესრულებაზე.
შესრულება:
ნებისმიერი უნიკალური და გადამოწმებადი პროდუქტი, შედეგი ან შესაძლებლობა შეასრულოს მომსახურება, რომელიც საჭიროა განხორციელებული იყოს პროცესის, ფაზის ან პროექტის დასასრულებლად. შესაძლბელია ასევე გამოვიყენოთ ტერმინი „შესრულების შედეგი“.
აღსრულების პროცესი:
ანუ განხორციელების პროცესი, ეს არის პროექტის გეგმის მუშა პროცესი. ეს ეტაპი მოიცავს დაგეგმვის პროცესში დადგენილი აქტივობების შესრულებას.
ინიცირების პროცესი:
ის პროცესები, რომლებიც ხორციელდება ახალი პროექტის ან არსებული პროექტის ახალი ფაზის განსაზღვრის მიზნით, პროექტის ან ფაზის დაწყების ნებართვის მოპოვებით.
ნასწავლი გაკვეთილები:
პროექტის განმავლობაში მიღებული ცოდნა, რომელიც აჩვენებს თუ როგორ განიხილებოდა პროექტის მოვლენები ან უნდა განიხილებოდეს მომავალში მომავალი მუშაობის გაუმჯობესების მიზნით.
ეტაპი:
მნიშვნელოვანი წერტილი ან მოვლენა პროექტში, პროგრამაში ან პორტფოლიოში.
ეტაპების დაგეგმვა:
განრიგის ტიპი, რომელიც წარმოადგენს საქამიანობების ეტაპებს დაგეგმილი თარიღების მიხედვით.
მონიტორინგისა და კონტროლის პროცესი:
ხორციელდება მთელი პროექტის განმავლობაში. მონიტორინგი და კონტროლი გულისხმობს იმის უზრუნველყოფას, რომ პროექტის გეგმაში ყველა აქტივობა შესრულდეს დროულად და ბიუჯეტის ფარგლებში, ასევე, მოხდეს ნებისმიერი ცვლილების განხილვა, რომელიც აუცილებელია პროექტის მიზნების წარმატებით მისაღწევად.
დაგეგმვის პროცესი:
ეს არის პროცესი, როცა პროექტის მენეჯერი და გუნდის წევრები განსაზღვრავენ აქტივობებს, რომლებიც საჭიროა საბოლოო პროდუქტის, მომსახურების ან შედეგის შესასრულებლად. ამ დროს დგინდება რა პერსონალი და რესურსია საჭირო, ადგენს პროექტის ვადებს და საჭირო ბიუჯეტს.
პროექტი:
დროებითი მცდელობა უნიკალური პროდუქტის, სერვისის ან შედეგის შესაქმნელად.
პროექტის წესდება:
პროექტის ინიციატორის ან სპონსორის მიერ მომზადებული დოკუმენტი, რომელიც ოფიციალურად ადასტურებს პროექტის არსებობას და აძლევს მენეჯერს უფლებამოსილებას, რომ გამოიყენოს ორგანიზაციული რესურსები პროექტის საქმიანობაში.
პროექტის მენეჯმენტი:
საქმიანობის პროცესი, როცა ხდება ცოდნის, ინსტრუმენტებისა და ადმინისტრირების ინსტრუმენტების გამოყენება, საპროექტო საქმიანობაში პროექტის შესასრულებლად.
პროექტის მენეჯერი:
შემსრულებელი ორგანიზაციის მიერ დანიშნული პირი, რომელიც ხელმძღვანელობს გუნდს, რომელიც პასუხისმგებელია პროექტის მიზნების მიღწევაზე.
პროექტის განრიგი:
პროექტის გეგმა-განრიგის მოდელის შემუშევბა, რომელიც წარმოადგენს დაკავშირებულ აქტივობებს დაგეგმილი თარიღებით, ხანგრძლივობით, ეტაპებით და რესურსებით.
პროექტის გუნდი:
პირთა ერთობლიობა, რომლებიც ჩართულები არიან პროექტის მენეჯერთან ერთად პროექტის სამუშოების შესრულებაში მისი მიზნების მისაღწევად.
მოცულობა:
სამუშაოს ზომა, რომელიც შესრულებულია პროდუქტის, მომსახურების ან შედეგის მისაღებად, განსაზღვრული მახასიათებლებით და ფუნქციებით.
მცოცავი მოცულობა:
პროდუქტის ან პროექტის ფარგლების უკონტროლო გაფართოება დროის, დანახარეჯების და რესურსების მოდიფიცირებისა და კონტროლის გარეშე.
სპონსორი:
პირი ან ჯგუფი, რომელიც უზრუნველყოფს რესურსებს და მხარდაჭერას პროექტის, პროგრამის ან პორტფოლიოსთვის და პასუხისმგებელია წარმატების მიღწევაზე.
დაინტერესებული მხარე:
ინდივიდი, ჯგუფი ან ორგანიზაცია, რომელმაც შეიძლება გავლენა მოახდინოს, ან აღიქვას, რომ მასზე გავლენას ახდენს პროექტის ფარგლებში მიღებული გადაწყვეტილება, საქმიანობა ან შედეგი.
დაინტერესებული მხარეების რეესტრი
პროექტის დოკუმენტი, რომელიც მოიცავს პროექტის დაინტერესებული მხარეების შესახებ ინფორმაციას, მათ შეფასებას და კლასიფიკაციას.
რესურსი:
გუნდის წევრი ან ნებისმიერი რამ, რაც საჭიროა პროექტის დასასრულებლად.
რისკი:
გაურკვეველი მოვლენა ან მდგომარეობა, რომელიც, თუ მოხდება, დადებით ან უარყოფით გავლენას ახდენს პროექტის ერთ ან მეტ მიზანზე.
სამუშაოს დაყოფის სტრუქტურა (WBS):
პროექტის გუნდის მიერ განსახორციელებელი სამუშაოს მთლიანი სტრუქტურის იერარქიული გადანაწილება, პროექტის მიზნების მისაღწევად და აუცილებელი პროდუქტების შესაქმნელად.