თავი 4: განხორციელება, მონიტორინგი და კონტროლი
აღსრულება არის პროექტის გეგმის მუშაობის პროცესი. ეს გულისხმობს თქვენი პროექტის გეგმის ამოქმედებას. პროექტის გეგმა წარმოადგენს სახელმძღვანელოს, რომელიც უზრუნველყოფს შედეგის შესრულებას – პროექტის განზრახული მიზნების – მიღწეულია სრულად, დროულად და ბიუჯეტის ფარგლებში.
დაგეგმეთ როდის და როგორ უნდა განახორციელოთ პროექტის მონიტორინგი და კონტროლი
გაბი: „დროა შევასრულოთ ჩვენი გეგმა ღონისძიების ჩასატარებლად! განხორციელება/აღსრულება არის პროექტის გეგმის მუშაობის პროცესი. ეს გულისხმობს თქვენი პროექტის გეგმის ამოქმედებას. პროექტის გეგმა წარმოადგენს სახელმძღვანელოს, რომელიც უზრუნველყოფს შედეგების შესრულებულებას – პროექტის განზრახული მიზნების – სრულად, დროულად და ბიუჯეტის ფარგლებში.
სამუშაოს შესრულებისას თქვენ უნდა შეეცადოთ:
- გამოიყენოთ არსებული ბიუჯეტი, როგორ დაგეგმილია რესურსი გეგმაში;
- მართეთ თქვენს მიერ გამოვლენილი რისკები;
- იყავით ორიენტირებული მხოლოდ იმ სამუშაოზე, რომელიც თქვენ აღწერეთ პროექტის მასშტაბის ფარგლებში;
- შეასრულეთ დაგეგმილი საკვანძო ეტაპები;
- დოკუმენტურად აღწერეთ თქვენს მიერ მიღწეული წარმატებები;
- პროექტის განხორციელებისას მიღწეული წარმატებების შესახებ რეგულარულად და ეფექტურად მოახდინეთ კომუნიკაცია დაინტერესებულ მხარეებთან.
თქვენს მიერ მიღწეული წარმატების შემოწმებით და იმის შეფასებით, რამდენად კარგად ხორციელდება პროექტის მიზნები, – ასევე თქვენი მზაობით, რომ საჭიროების შემთხვევაში შეცვალოთ მათი მიმართულება, – თქვენ ჩართული ხართ მონიტორინგის/კონტროლის პროცესში.“
აქტივობა 9: პროექტის მენეჯმენტის ხელსაწყოების გამოყენება
გაბი: „ჩვენ ვიყენებთ Trello–ს იმის გასაგებად, თუ პროექტის ფარგლებში კერძოდ სად ვიმყოფებით მიმდინარე ეტაპზე, ყველა დავალებას ასე ვანაწილებთ, როგორც ქვემოთაა მოცემული.
დარეგისტრირდით აქ Trello.com და შექმენით Trello ანგარიში. შექმენით ახალი დაფა, სადაც შექმნით თემებს:
- სტატუსის ანგარიში;
- შესასრულებელი სამუშაო;
- კეთების პროცესში;
- მოლოდინის რეჟიმში;
- შესრულებული;
- მომავალ კვირას;
- ჩამორჩენილი.
აქტივობა 10: სტატუსის ანგარიშის შექმნა
ემა: „შექმენით სტატუსის ანგარიში ქვემოთ მოცემული სურათის მსგავსად. გააკეთეთ ეს ახალი ბარათის შექმნით სვეტში „სტატუსის ანგარიში“. შემდეგ ჩაწერეთ ქვემოთ მოცემული ტექსტი. შეეცადეთ გაარკვიოთ, როგორ გაამუქოთ ტექსტი და/ან დაამატოთ საკონტროლო სია და სხვა.“
გადადით შემდეგ თავზე
თავი 5: დახურვა
საკვანძო ტერმინოლოგია
დააკლიკეთ სიტყვებზე, რათა გაადიდოთ ფანჯარა და გაიგოთ მათი მნიშვნელობა:
მიღების კრიტერიუმი:
პირობების ერთობლიობა, რომელის შესრულება უნდა მოხდეს შედეგის მისაღებად.
აქტივობა:
სამუშაოს მკაფიო, დაგეგმილი ნაწილი, რომელიც სრულდება პროექტის განმავლობაში.
დაშვება:
დაგეგმვის პროცესის ფაქტორი, რომელიც ითვლება ჭეშმარიტად, რეალურად ან გარკვეულად, მტკიცების ან დემონსტრირების გარეშე.
დახურვის პროცესი:
პროცეს(ებ)ი, რომელიც ხორციელდება პროექტის, ფაზის ან კონტრაქტის ფორმალურად დასრულების ან დახურვის მიზნით.
კომუნიკაციის მენეჯმენტი:
პროექტის, პროგრამის ან პორტფოლიოს მენეჯმენტის გეგმის კომპონენტი, რომელიც აღწერს როგორ, როდის და ვის მიერ განხორციელდება და გავრცელდება ინფორმაცია პროექტის შესახებ.
შეზღუდვა:
შემზღუდველი ფაქტორი, რომელიც გავლენას ახდენს პროექტის, პროგრამის, პორტფოლიოს ან პროცესის შესრულებაზე.
შესრულება:
ნებისმიერი უნიკალური და გადამოწმებადი პროდუქტი, შედეგი ან შესაძლებლობა შეასრულოს მომსახურება, რომელიც საჭიროა განხორციელებული იყოს პროცესის, ფაზის ან პროექტის დასასრულებლად. შესაძლბელია ასევე გამოვიყენოთ ტერმინი „შესრულების შედეგი“.
აღსრულების პროცესი:
ანუ განხორციელების პროცესი, ეს არის პროექტის გეგმის მუშა პროცესი. ეს ეტაპი მოიცავს დაგეგმვის პროცესში დადგენილი აქტივობების შესრულებას.
ინიცირების პროცესი:
ის პროცესები, რომლებიც ხორციელდება ახალი პროექტის ან არსებული პროექტის ახალი ფაზის განსაზღვრის მიზნით, პროექტის ან ფაზის დაწყების ნებართვის მოპოვებით.
ნასწავლი გაკვეთილები:
პროექტის განმავლობაში მიღებული ცოდნა, რომელიც აჩვენებს თუ როგორ განიხილებოდა პროექტის მოვლენები ან უნდა განიხილებოდეს მომავალში მომავალი მუშაობის გაუმჯობესების მიზნით.
ეტაპი:
მნიშვნელოვანი წერტილი ან მოვლენა პროექტში, პროგრამაში ან პორტფოლიოში.
ეტაპების დაგეგმვა:
განრიგის ტიპი, რომელიც წარმოადგენს საქამიანობების ეტაპებს დაგეგმილი თარიღების მიხედვით.
მონიტორინგისა და კონტროლის პროცესი:
ხორციელდება მთელი პროექტის განმავლობაში. მონიტორინგი და კონტროლი გულისხმობს იმის უზრუნველყოფას, რომ პროექტის გეგმაში ყველა აქტივობა შესრულდეს დროულად და ბიუჯეტის ფარგლებში, ასევე, მოხდეს ნებისმიერი ცვლილების განხილვა, რომელიც აუცილებელია პროექტის მიზნების წარმატებით მისაღწევად.
დაგეგმვის პროცესი:
ეს არის პროცესი, როცა პროექტის მენეჯერი და გუნდის წევრები განსაზღვრავენ აქტივობებს, რომლებიც საჭიროა საბოლოო პროდუქტის, მომსახურების ან შედეგის შესასრულებლად. ამ დროს დგინდება რა პერსონალი და რესურსია საჭირო, ადგენს პროექტის ვადებს და საჭირო ბიუჯეტს.
პროექტი:
დროებითი მცდელობა უნიკალური პროდუქტის, სერვისის ან შედეგის შესაქმნელად.
პროექტის წესდება:
პროექტის ინიციატორის ან სპონსორის მიერ მომზადებული დოკუმენტი, რომელიც ოფიციალურად ადასტურებს პროექტის არსებობას და აძლევს მენეჯერს უფლებამოსილებას, რომ გამოიყენოს ორგანიზაციული რესურსები პროექტის საქმიანობაში.
პროექტის მენეჯმენტი:
საქმიანობის პროცესი, როცა ხდება ცოდნის, ინსტრუმენტებისა და ადმინისტრირების ინსტრუმენტების გამოყენება, საპროექტო საქმიანობაში პროექტის შესასრულებლად.
პროექტის მენეჯერი:
შემსრულებელი ორგანიზაციის მიერ დანიშნული პირი, რომელიც ხელმძღვანელობს გუნდს, რომელიც პასუხისმგებელია პროექტის მიზნების მიღწევაზე.
პროექტის განრიგი:
პროექტის გეგმა-განრიგის მოდელის შემუშევბა, რომელიც წარმოადგენს დაკავშირებულ აქტივობებს დაგეგმილი თარიღებით, ხანგრძლივობით, ეტაპებით და რესურსებით.
პროექტის გუნდი:
პირთა ერთობლიობა, რომლებიც ჩართულები არიან პროექტის მენეჯერთან ერთად პროექტის სამუშოების შესრულებაში მისი მიზნების მისაღწევად.
მოცულობა:
სამუშაოს ზომა, რომელიც შესრულებულია პროდუქტის, მომსახურების ან შედეგის მისაღებად, განსაზღვრული მახასიათებლებით და ფუნქციებით.
მცოცავი მოცულობა:
პროდუქტის ან პროექტის ფარგლების უკონტროლო გაფართოება დროის, დანახარეჯების და რესურსების მოდიფიცირებისა და კონტროლის გარეშე.
სპონსორი:
პირი ან ჯგუფი, რომელიც უზრუნველყოფს რესურსებს და მხარდაჭერას პროექტის, პროგრამის ან პორტფოლიოსთვის და პასუხისმგებელია წარმატების მიღწევაზე.
დაინტერესებული მხარე:
ინდივიდი, ჯგუფი ან ორგანიზაცია, რომელმაც შეიძლება გავლენა მოახდინოს, ან აღიქვას, რომ მასზე გავლენას ახდენს პროექტის ფარგლებში მიღებული გადაწყვეტილება, საქმიანობა ან შედეგი.
დაინტერესებული მხარეების რეესტრი
პროექტის დოკუმენტი, რომელიც მოიცავს პროექტის დაინტერესებული მხარეების შესახებ ინფორმაციას, მათ შეფასებას და კლასიფიკაციას.
რესურსი:
გუნდის წევრი ან ნებისმიერი რამ, რაც საჭიროა პროექტის დასასრულებლად.
რისკი:
გაურკვეველი მოვლენა ან მდგომარეობა, რომელიც, თუ მოხდება, დადებით ან უარყოფით გავლენას ახდენს პროექტის ერთ ან მეტ მიზანზე.
სამუშაოს დაყოფის სტრუქტურა (WBS):
პროექტის გუნდის მიერ განსახორციელებელი სამუშაოს მთლიანი სტრუქტურის იერარქიული გადანაწილება, პროექტის მიზნების მისაღწევად და აუცილებელი პროდუქტების შესაქმნელად.