თავი 1: შესავალი პროექტის მენეჯმენტში
ჩვენ, ყველას გვქონია შეხება პროექტის მენეჯმენტის ამა თუ იმ სახესთან. ფაქტობრივად, თქვენ, ალბათ, დიდი ხანია შემუშავებული გაქვთ და გაუცნობიერებლად მართავთ კიდეც პროექტებს ყოველდღიურ ცხოვრებაში.
შეხვდით გუნდს
“მოხარული ვართ, რომ აქ ხართ, მოდით გავიცნოთ ერთმანეთი!
ჩვენ ვართ ემა, ლეონი, გაბი და სალი. ჩვენ ერთად ვქმნით პროდუქტს, სახელწოდებით „გროსერიდო“. ეს არის სურსათის მიწოდების სერვისი ხანდაზმული ადამიანებისთვის. ჩვენ გადავანაწილებთ ამოცანებს, რათა დარწმუნებული ვიყოთ, რომ ეს პროექტი წარმატებული იქნება.
მომდევნო საათნახევრის განმავლობაში თქვენ, ჩვენთან ერთად, გაიგებთ, თუ რას ნიშნავს პროექტის მენეჯერობა. თქვენ ეტაპობრივად გაეცნობით პროექტის მენეჯმენტის ყველაზე მოთხოვნად პროცესებს, უნარებსა და კონცეფციებს. ამ გზით თქვენ შეძლებთ მათ გამოყენებას სამომავლოდ, ნებისმიერ პროექტში. ჩვენ, თქვენთან ერთად, გავივლით პროექტის მენეჯმენტის პროცესებს და შეგასწავლით პროექტის მენეჯმენტისათვის საჭირო უნარებსა და კონცეფციებს, რომელთა გამოყენება შესაძლებელი იქნება ნებისმიერ პროექტის მომზადებასა და განხორცილებისას.
თითოეული მოდულის ბოლოს თქვენ მიიღებთ შაბლონებს, რომლებიც შეიძლება გამოიყენოდ თქვენი საკუთარი პროექტების განსახორციელებლად. დაინტერესდით? მოდით, დავიწყოთ.”
სავარჯიშო 1: რა არის პროექტი?
გაბი: „ჩვენ, ყველას, გვქონია შეხება პროექტის მენეჯმენტის ამა თუ იმ ასპექტთან, სულ მცირე, სკოლაში სწავლის პერიოდში მაინც. გაუცნობიერებლად, ალბათ, უკვე დიდი ხანია, რაც ამუშავებთ და მართავთ პროექტებს თქვენს ყოველდღიურ ცხოვრებაში, მაგალითად, როცა ემზადებით არდადეგებისთვის და ამ მიზნით აპირებთ საჭირო ტანსაცმლის გადარჩევას, გეგმავთ დროს მეგობრებთან შესახვედრად, ამზადებთ პრეზენტაციას ან გუნდთან ერთად აგებთ ქაღალდის თვითმფრინავს.
ეს ნიშნავს, რომ თქვენ ყოველ ჯერზე მონაწილეობდით პროექტის მენეჯმენტის სხვადასხვა ასპექტის განხორციელებაში.”
სავარჯიშო 2: ძირითადი როლები პროექტის მენეჯმენტში
ემა: „ამ პროექტისთვის ლეონი, გაბი და სალი გაანაწილებენ როლებს. მოდით, განვსაზღვროთ რამდენიმე განსხვავებული როლი პროექტის ფარგლებში. შეგიძლიათ, დაგვეხმაროთ განმარტებებისთვის შესაფერისი ტერემინების შერჩევაში? “
სავარჯიშო 3: პროექტის მენეჯმენტის პროცესები
ლეონი: „ჩვენ, ასევე, გავეცანით პროექტის მენეჯმენტის სხვადასხვა პროცესებს. ნებისმიერი პროექტი, მასშტაბისა და სირთულის მიუხედავად, მისი მიზნების შესასრულებლად გულისხმობს კონკრეტული უნარების, ინსტრუმენტებისა და პროცედურების გამოყენებას. პროექტის მენეჯმენტი შეიძლება გამოვყოთ ხუთი თანმიმდევრული პროცესი:
- ინიცირების პროცესი – არის პროექტის საწყისი ეტაპი, რომლის განმავლობაში ხდება პროექტით დაინტერესებული მხარეების იდენტიფიცირება და პროექტის მენეჯერის შერჩევა. განსაზღვრულია პროექტის მიზნები და ამოცანები, აგრეთვე მიღებულია ავტორიზაცია პროექტის გაგრძელებასთან დაკავშირებით.
- დაგეგმვის პროცესში იქმნება პროექტის გეგმა. პროექტის მენეჯერი და გუნდის წევრები განსაზღვრავენ აქტივობებს, რომლებიც საჭიროა საბოლოო პროდუქტის შესაქმნელად, მომსახურების გასაწევად ან შედეგის მისაღებად. ისინი, ასევე, განსაზღვრავენ, რა რაოდენობის პერსონალი და რესურსია ამისთვის საჭირო, ადგენენ პროექტის ვადას და საჭირო/ხელმისაწვდომ ბიუჯეტს. დაგეგმვის პროცესი ძალიან მნიშვნელოვანია პროექტის საერთო წარმატებისთვის. ზუსტი დაგეგმვის გარეშე პროექტის მენეჯერს და პროექტის განმახორციელებელ გუნდს შეიძლება გაუჭირდეს წარმატების მიღწევა.
- განხორციელება/აღსრულება არის პროექტის გეგმის მიხედვით მუშაობის პროცესი. განხორციელების ეტაპი მოიცავს დაგეგმვის პროცესში განსაზღვრული აქტივობების შესრულებას.
- მონიტორინგი და კონტროლი ხორციელდება პროექტის განხორციელების მთელი პერიოდის განმავლობაში. მონიტორინგი და კონტროლი გულისხმობს პროექტის გეგმაში არსებული ყველა აქტივობის დროულად დასრულების უზრუნველყოფას დამტკიცებული ბიუჯეტის ფარგლებში, ასევე, ნებისმიერი ცვლილების საჭიროების განხილვას, რომელიც აუცილებელია პროექტის მიზნების წარმატებით მიღწევისთვის.
- დასრულების პროცესში პროექტის მიზნები განხორციელებულია. ადმინისტრაციული ხასიათის სამუშაო უკვე დასრულებულია და მიღებული გამოცდილება შეიძლება იქნას გამოყენებული მომავალი პროექტების უკეთ განხორციელების მიზნით. პროექტის დასრულების ეტაპზე უნდა გამოიყოს დრო გუნდის მიერ მიღწეული წარმატებების აღსანიშნავად.
პროექტთან დაკავშირებით დაგვეხმარეთ ისეთი ნაბიჯების გადადგმაში, რომ სწორი თანმიმდევრობით დავალაგოთ ისინი.”
აქტივობა 4: პროექტის მენეჯმენტის სამი შეზღუდვა
სალი: „ყოველ ჯერზე, როდესაც ვიწყებთ პროექტს, ჩვენ გვაინტერესებს, თუ რა უნდა გაკეთდეს (მოცულობა), რა დანახარჯები (ბიუჯეტი) და რამდენი დრო დასჭირდება მას (დრო). ჩვენ ამას ვაკეთებთ ყოველთვის სხვადასხვა სახის პროექტებში, მაგალითად, ჩვენი მომსახურების დაწყების დასაგეგმად, გამოცდისათვის მოსამზადბლად, ან, თუნდაც, დაბადების დღის წვეულების დასაგეგმად. ჩვენ ამ სამ პარამეტრს ვუწოდებთ პროექტის მენეჯმენტის სამ შეზღუდვას.”
გადადით შემდეგ თავზე
თავი 2: პროექტის ინიცირება
საკვანძო ტერმინოლოგია
დააკლიკეთ სიტყვებზე, რათა გაადიდოთ ფანჯარა და გაიგოთ მათი მნიშვნელობა:
მიღების კრიტერიუმი:
პირობების ერთობლიობა, რომელის შესრულება უნდა მოხდეს შედეგის მისაღებად.
აქტივობა:
სამუშაოს მკაფიო, დაგეგმილი ნაწილი, რომელიც სრულდება პროექტის განმავლობაში.
დაშვება:
დაგეგმვის პროცესის ფაქტორი, რომელიც ითვლება ჭეშმარიტად, რეალურად ან გარკვეულად, მტკიცების ან დემონსტრირების გარეშე.
დახურვის პროცესი:
პროცეს(ებ)ი, რომელიც ხორციელდება პროექტის, ფაზის ან კონტრაქტის ფორმალურად დასრულების ან დახურვის მიზნით.
კომუნიკაციის მენეჯმენტი:
პროექტის, პროგრამის ან პორტფოლიოს მენეჯმენტის გეგმის კომპონენტი, რომელიც აღწერს როგორ, როდის და ვის მიერ განხორციელდება და გავრცელდება ინფორმაცია პროექტის შესახებ.
შეზღუდვა:
შემზღუდველი ფაქტორი, რომელიც გავლენას ახდენს პროექტის, პროგრამის, პორტფოლიოს ან პროცესის შესრულებაზე.
შესრულება:
ნებისმიერი უნიკალური და გადამოწმებადი პროდუქტი, შედეგი ან შესაძლებლობა შეასრულოს მომსახურება, რომელიც საჭიროა განხორციელებული იყოს პროცესის, ფაზის ან პროექტის დასასრულებლად. შესაძლბელია ასევე გამოვიყენოთ ტერმინი „შესრულების შედეგი“.
აღსრულების პროცესი:
ანუ განხორციელების პროცესი, ეს არის პროექტის გეგმის მუშა პროცესი. ეს ეტაპი მოიცავს დაგეგმვის პროცესში დადგენილი აქტივობების შესრულებას.
ინიცირების პროცესი:
ის პროცესები, რომლებიც ხორციელდება ახალი პროექტის ან არსებული პროექტის ახალი ფაზის განსაზღვრის მიზნით, პროექტის ან ფაზის დაწყების ნებართვის მოპოვებით.
ნასწავლი გაკვეთილები:
პროექტის განმავლობაში მიღებული ცოდნა, რომელიც აჩვენებს თუ როგორ განიხილებოდა პროექტის მოვლენები ან უნდა განიხილებოდეს მომავალში მომავალი მუშაობის გაუმჯობესების მიზნით.
ეტაპი:
მნიშვნელოვანი წერტილი ან მოვლენა პროექტში, პროგრამაში ან პორტფოლიოში.
ეტაპების დაგეგმვა:
განრიგის ტიპი, რომელიც წარმოადგენს საქამიანობების ეტაპებს დაგეგმილი თარიღების მიხედვით.
მონიტორინგისა და კონტროლის პროცესი:
ხორციელდება მთელი პროექტის განმავლობაში. მონიტორინგი და კონტროლი გულისხმობს იმის უზრუნველყოფას, რომ პროექტის გეგმაში ყველა აქტივობა შესრულდეს დროულად და ბიუჯეტის ფარგლებში, ასევე, მოხდეს ნებისმიერი ცვლილების განხილვა, რომელიც აუცილებელია პროექტის მიზნების წარმატებით მისაღწევად.
დაგეგმვის პროცესი:
ეს არის პროცესი, როცა პროექტის მენეჯერი და გუნდის წევრები განსაზღვრავენ აქტივობებს, რომლებიც საჭიროა საბოლოო პროდუქტის, მომსახურების ან შედეგის შესასრულებლად. ამ დროს დგინდება რა პერსონალი და რესურსია საჭირო, ადგენს პროექტის ვადებს და საჭირო ბიუჯეტს.
პროექტი:
დროებითი მცდელობა უნიკალური პროდუქტის, სერვისის ან შედეგის შესაქმნელად.
პროექტის წესდება:
პროექტის ინიციატორის ან სპონსორის მიერ მომზადებული დოკუმენტი, რომელიც ოფიციალურად ადასტურებს პროექტის არსებობას და აძლევს მენეჯერს უფლებამოსილებას, რომ გამოიყენოს ორგანიზაციული რესურსები პროექტის საქმიანობაში.
პროექტის მენეჯმენტი:
საქმიანობის პროცესი, როცა ხდება ცოდნის, ინსტრუმენტებისა და ადმინისტრირების ინსტრუმენტების გამოყენება, საპროექტო საქმიანობაში პროექტის შესასრულებლად.
პროექტის მენეჯერი:
შემსრულებელი ორგანიზაციის მიერ დანიშნული პირი, რომელიც ხელმძღვანელობს გუნდს, რომელიც პასუხისმგებელია პროექტის მიზნების მიღწევაზე.
პროექტის განრიგი:
პროექტის გეგმა-განრიგის მოდელის შემუშევბა, რომელიც წარმოადგენს დაკავშირებულ აქტივობებს დაგეგმილი თარიღებით, ხანგრძლივობით, ეტაპებით და რესურსებით.
პროექტის გუნდი:
პირთა ერთობლიობა, რომლებიც ჩართულები არიან პროექტის მენეჯერთან ერთად პროექტის სამუშოების შესრულებაში მისი მიზნების მისაღწევად.
მოცულობა:
სამუშაოს ზომა, რომელიც შესრულებულია პროდუქტის, მომსახურების ან შედეგის მისაღებად, განსაზღვრული მახასიათებლებით და ფუნქციებით.
მცოცავი მოცულობა:
პროდუქტის ან პროექტის ფარგლების უკონტროლო გაფართოება დროის, დანახარეჯების და რესურსების მოდიფიცირებისა და კონტროლის გარეშე.
სპონსორი:
პირი ან ჯგუფი, რომელიც უზრუნველყოფს რესურსებს და მხარდაჭერას პროექტის, პროგრამის ან პორტფოლიოსთვის და პასუხისმგებელია წარმატების მიღწევაზე.
დაინტერესებული მხარე:
ინდივიდი, ჯგუფი ან ორგანიზაცია, რომელმაც შეიძლება გავლენა მოახდინოს, ან აღიქვას, რომ მასზე გავლენას ახდენს პროექტის ფარგლებში მიღებული გადაწყვეტილება, საქმიანობა ან შედეგი.
დაინტერესებული მხარეების რეესტრი
პროექტის დოკუმენტი, რომელიც მოიცავს პროექტის დაინტერესებული მხარეების შესახებ ინფორმაციას, მათ შეფასებას და კლასიფიკაციას.
რესურსი:
გუნდის წევრი ან ნებისმიერი რამ, რაც საჭიროა პროექტის დასასრულებლად.
რისკი:
გაურკვეველი მოვლენა ან მდგომარეობა, რომელიც, თუ მოხდება, დადებით ან უარყოფით გავლენას ახდენს პროექტის ერთ ან მეტ მიზანზე.
სამუშაოს დაყოფის სტრუქტურა (WBS):
პროექტის გუნდის მიერ განსახორციელებელი სამუშაოს მთლიანი სტრუქტურის იერარქიული გადანაწილება, პროექტის მიზნების მისაღწევად და აუცილებელი პროდუქტების შესაქმნელად.